Workflow Learning - Primera entrega |
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INFORME ESPECIAL
IntroducciónEn esta serie de entregas quiero presentarles un nuevo paradigma de tecnología del aprendizaje que ha generado diversas investigaciones y desarrollos desde su presentación a finales de 2002. Workflow Learning[i] se materializa en su forma actual a partir de la llegada de nuevas tecnologías habilitadoras llamadas Enterprise Application Integration (EAI), y en particular Web Services que han permitido la convergencia de la información y el aprendizaje dentro del contexto en el que se encuentre un trabajador individual en las empresas de hoy. El termino Workflow Learning fue propuesto por el Workflow Learning Institute a fines de 2002 en la conferencia de On-line Learning de ese año. Este Instituto integra algunas de las mentes más significativas del momento en el ámbito del desempeño laboral, como ser Jay Cross, Gloria Gery, y Sam Adkins, entre otros. Veamos entonces qué es Workflow LearningEn forma sucinta es la convergencia del aprendizaje y el trabajo. También llamado Workflow-based e-Learning; es un término cuyo significado está caracterizado por:
Las empresas analizan el flujo de trabajo para reducir el tiempo requerido para efectuar las tareas y los procesos, con el objetivo de aumentar la productividad y reducir los costos. Workflow Learning extiende esto al incorporar la formación necesaria dentro del flujo de trabajo, permitiendo reducir el tiempo que se requiere para capacitar, y aquel que lleva el aprendizaje informal al cual nos referimos tradicionalmente como "on the job". Algunos de ustedes dirán: "¿y cómo difiere esto a los sistemas de soporte (EPSS[ii])?". En el último simposio de e-Learning, varios de los oradores de renombre expresaban que Workflow Learning es el futuro que cambiará el mundo, así como el e-Learning decía serlo a fines del siglo pasado; pero esta vez el cambio es en serio. Es cierto, Workflow Learning se alimenta de los conceptos de Electronic Performance Support Systems y Performance Centred Design, pero los magnifica con un impacto mayor. El Workflow es el contexto, el filtro por el cual pasamos el contenido para seleccionar cuál es relevante e importante en ese momento, y contra cuál debemos aplicar las tácticas para mejora el desempeño. Una implementación de Workflow Learning se integra con los aplicativos de negocio, como ser ERPs o sistemas de CRM para vincular el desempeño de un trabajador con datos de la organización, inteligencia de negocio, y métricas de productividad. Partiendo de Web Services que proveen la conectividad a los distintos sistemas y el Workflow, las empresas modelan sus procesos de negocio para filtrar esta información y así presentárselas a los clientes (ejecutivos y empleados) como más la necesitan ver, y en el momento justo que la requieran para efectuar sus tareas.
El aprendizaje también debe ser provisto bajo este mismo escenario, específico al flujo de trabajo y las tareas del rol. La formación tradicional de sistemas y procesos no va a alcanzar a satisfacer las necesidades de un empleado que trabaje con sistemas que permiten tanta personalización. Aquí es donde el flujo de trabajo se convierte en las bases y contexto para el aprendizaje. En esta situación ya no existe la transferencia del aprendizaje, sino que el aprendizaje ocurre como consecuencia de que el empleado interactúa con el sistema. El trabajo y el aprendizaje ocurren en simultáneo y hace que el aprendizaje "just in time" sea demasiado tarde. Por qué surge y se impone este nuevo paradigmaEn el último simposio de e-Learning, varios de los oradores de renombre expresaban que Workflow Learning es el futuro que cambiará el mundo, así como el e-Learning decía serlo a fines del siglo pasado; pero esta vez el cambio es en serio. Existen varias fuerzas que convergen para hacer que las mejoras al desempeño ocurran en este momento:
Por otro lado, Workflow Learning surge como consecuencia de la convergencia de varios patrones de innovación, de los cuales, tal vez los más importante hoy en día, son los referentes a las aplicaciones EAI (Enterprise Application Integration) como ser Web Services, SOA y XML[iii]. Workflow Learning es en forma sucinta es la convergencia del aprendizaje y el trabajo. También llamado Workflow-based e-Learning. Esta tendencia ha llevado a muchos de los desarrolladores de software empresarial (SAP, IBM, Oracle, Sun, Siebel, PeopleSoft, etc.), a incluir módulos de e-Learning en sus Enterprise Applications, las cuales no están destinadas a crear courseware, pero sí orientados a ampliar la integración de aspectos que mejoren la productividad y el desempeño laboral. En definitiva, la visión de estas empresas y los que definen Workflow Learning, es que se migre de los actuales Learning Objects (LO) administrados por los LMS y LCMS hacia "Learning Services", que a diferencia de los LO's no serán tomados o cursados, aprobados o aplazados, sino serán eventos experimentados dentro del contexto del flujo de trabajo mismo en tiempo real; que como dice Gloria Gery, "después de utilizar estas herramientas varias veces en el momento que las necesitan, las personas aprenden las reglas. Es inevitable porque los seres humanos no podemos dejar de aprender". El desafíoSimplificando mucho el funcionamiento de las empresas, se trata de tomar materiales primarios de proveedores, hacerles algo, y vendérselos a clientes con esta necesidad. La parte de "hacerles algo", en general, ocurre en sectores separados unos de los otros. Hoy en día las tendencias de Outsourcing por ejemplo, apuntan a que las empresas saquen porciones de sus cadenas de valor pero que las mismas permanezcan parte externa de la empresa, buscando el mejor valor. Hacia la gestión de procesos de negocio es donde se deberá orientar el diseño instruccional. Los diseñadores instruccionales van a tener que poder cambiar el flujo, reprogramar el sistema y redefinir qué ocurre en la organización[iv]. Las tecnologías ya lo están permitiendo desde una perspectiva de TI, con lo cual ahora los procesos serán el factor determinante. El economista Vilfredo Pareto descubrió que en Inglaterra 20% de las personas poseían 80% de las riquezas. A partir de entonces esta relación se ha extrapolado a todo ámbito y sigue siendo cierta; por ejemplo en las empresas 20% del tiempo es productivo, los empleados agregan valor, y 80% es tiempo perdido, los empleados buscan información, reinventan, esperan un proceso, etc. Para las empresas será fundamental revertir esta situación de pérdida mayoritaria. Si este es el futuro que nos espera y es como cambia el contexto, ¿qué podemos hacer para apalancar nuestra expertise y convertirnos en componentes clave para el éxito? Siempre habrá capacitación formal y presencial, simplemente que habrá mucho menos de esto que otros "Learning Services". Ya que la habilidad para mantener un desempeño alto en forma consistente será el diferenciador clave para una organización, allí debería estar nuestro foco. De este modo el Workflow sería el contexto, el filtro para nuestro contenido. Contenido que debe estar organizado alrededor de algo, ya que la forma tradicional de presentarlo, con motores de búsqueda, mesas de ayuda, asistencia de pares, etc., no logra sintetizarlo en un marco con sentido. ¿Qué es relevante? ¿Cómo filtro toda esta información? ¿Qué aplico y qué dejo de aplicar? Mientras tomamos estas decisiones el cliente espera para ser atendido, y pretende recibir la respuesta exacta demostrando confianza. Una implementación de Workflow Learning se integra con los aplicativos de negocio, como ser ERPs o sistemas de CRM para vincular el desempeño de un trabajador con datos de la organización, inteligencia de negocio, y métricas de productividad. Para entrenadores hay dos alternativas; podemos seguir enseñando a las personas cómo hacer el trabajo, o podemos sumergirnos en los procesos de trabajo de las personas, interceptar cada uno de los momentos donde pueden desempeñarse mejor e inyectarlos de contenido aplicable en ese momento, en ese lugar y luego asistir a las personas a sintetizarla. En toda experiencia de aprendizaje exitoso se llega a un momento cuando el alumno "capta" el contenido. Nuestro desafío es cómo acelerar la llegada a ese momento, que produzca mejor desempeño y por ende mayor confianza. Conclusiones inicialesPara todos nosotros cuyos futuros profesionales estén íntimamente ligados a la formación dentro de las empresas, este cambio de contexto significa un cambio sideral para nuestros trabajos y roles. Nos hará más irrelevantes o más críticos para el negocio, fundamentalmente dependiendo de nuestra capacidad para integrar y fusionar lo que hacemos en el punto de trabajo y el negocio. Es probable que los diseñandores instruccionales tengamos que volver a adoptar costumbres que incluyan el análisis de las tareas y en ocasiones redefinición de los procesos, y definitivamente deberemos conocer más sobre las tecnologías disponibles para ponerlas al beneficio del trabajador. De ser exitosos en esta redefinición o conversión, estos cambios vislumbran un futuro mucho más brillante para los profesionales de la formación, donde será mucho más evidente y demostrable el valor agregado de nuestro labor y el gran aporte al negocio que haremos en nuestras organizaciones. Los empleados verán sus tareas mucho más asistidas y pautadas liberando menos al azar y con mucha más automatización. De esta forma comenzaremos a revertir el famoso ratio de 20/80, al menos apuntando a alcanzar una equidad mayor. En las próximas entregas trataré de proponer cómo podemos empezar a diseñar para Workflow Learning; profundizaremos en el enorme retorno de inversión que promete este nuevo paradigma; analizaremos los cambios tecnológicos y las herramientas disponibles hoy; además de analizar algunos casos de implementación. [i] Workflow Learning es marca registrada del Workflow Institute. [ii] Electronic Performance Support Systems, Gloria Gery, 1991 [iii] Patterns of Innovation: Advanced Learning Technology in the Enterprise Today Sam S. Adkins ASTD [iv] The Future of Work, Thomas W. Malone, 2004. Compartir en:          Trackback(0)
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Dado que estas vistas permiten una personalización basada en el rol o posición del empleado adaptándose a cambios en forma imediata, y proveen los datos y contenidos que necesita el empleado para ser más exitoso en su tarea.
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