Un sospechoso poco común

Introducción a la gestión del capital humano (HCM)

Las empresas más progresistas han estado usando las tecnologías de recursos humanos (RRHH) más avanzadas para atraer, contratar, capacitar, motivar y gerenciar a su gente. Las aplicaciones de software tienen que ser cada vez más sofisticadas para que las empresas lleven a cabo estas tareas, y a medida que dichas soluciones sigan evolucionando y comunicándose entre sí, las empresas usuarias gozarán de un mayor acceso a la información y los métodos que les permitan gerenciar a sus empleados durante todo su ciclo de vida. Por otro lado, las empresas que no adopten estas tecnologías se quedarán atrás en la carrera por dominar el mercado.

Es realmente necesario contar con una integración más estrecha entre la gestión del desempeño y las compensaciones (no obstante el medio económico), para que sea posible recompensar a los empleados ejemplares con mayor frecuencia y hacer que se den cuenta de que son importantes para la empresa. Este método es mejor que el sistema anticuado de incentivos anuales generales, que normalmente produce mediocridad entre los empleados. Los sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) se enfocan actualmente en el análisis de la fuerza de trabajo y la gestión estratégica del capital humano de la empresa,y esta es una forma para que estos sistemas dejen de considerarse funciones aburridas y se perciban como aplicaciones que tienen un gran impacto en el desempeño corporativo. Así, los almacenes integrados de información del negocio permiten realizar un análisis multidimensional de la información detallada que proviene de fuentes tanto internas como externas (por ejemplo, encuestas salariales), indicadores del desempeño (como el movimiento de personal) y los puntos de vista sobre la información estratégica de RRHH. Algunas encuestas demuestran que cerca de la tercera parte de las empresas ya usa almacenes de datos, mientras que una cuarta parte usa gestión o análisis del desempeño de la fuerza de trabajo, y la octava parte usa planificación de la fuerza de trabajo.

Así llegamos a la idea de gestión del capital humano (HCM) o gestión del talento, que Gartner define como un conjunto de prácticas de RRHH que se enfoca en adquirir, gerenciar y optimizar la fuerza de trabajo de una empresa. Esta idea abarca procesos como gestión de las competencias y las habilidades, planificación de las sucesiones y gestión de los equipos. El principio que la caracteriza es que las empresas no deben ver a sus empleados como un costo administrativo, sino como una inversión estratégica y un activo vital, que es una forma de preparar el terreno para que las capacidades de la fuerza de trabajo se orienten hacia la estrategia del negocio. Esta percepción  más estratégica de la fuerza de trabajo dejará de ser poco a poco una función de RRHH y se convertirá en una disciplina de gestión.

HCM debe enfocarse en el valor y no en el costo, ya que la gente debe ser un factor que agrega valor, no gastos generales o pasivos. Asimismo, HCM debe medir la información que produce la empresa sobre una mejor gestión de la gente (como ganancias, ingresos y niveles de servicio), en lugar de enfocarse en medir la información entrante (como costos de contratación) o las prácticas de excelencia de RRHH del pasado. De acuerdo a estudios realizados por el Brookings Institute, a principios de la década de los ochenta, los activos tangibles representaban hasta el 60 por ciento del total de los activos de una empresa. Sin embargo, esta proporción se ha invertido, y ahora más del 80 por ciento de los activos es de naturaleza intangible -la mayoría representados por el capital humano. No obstante, aunque durante décadas se ha invertido en tecnología de automatización que lleve a usar mejor los activos tangibles, apenas ahora las empresas han empezado a invertir en la optimización del capital humano.

El sospechoso poco común de HCM

El mercado sigue siendo testigo de la consolidación de proveedores que ofrecen tanto entre productos HCM complementarios como competidores. En particular, podemos mencionar a Infor, un aspirante a HCM inesperado (o subestimado), que ha contribuido a la batalla por HCM. Infor ofrece soluciones extendidas de planificación de los recursos de la empresa (ERP) para empresas de manufactura, distribución, ventas al por menor, servicios y públicas en todo el mundo. Aunque es mejor conocida por su experiencia en manufactura y gestión de la cadena de suministro (SCM), esta empresa ha logrado reunir una fuerte cartera de aplicaciones HCM que se desprende principalmente de las antiguas series Infinium HR y Computer Associates (CA) Masterpiece/HR (nacidas con la reciente adquisición de SSA Global), así como la adquisición de Extensity, que trajo las antiguas soluciones Geac HR y Payroll. Estas aplicaciones han logrado penetrar en algunas industrias de servicios. De hecho, Infinium sigue siendo el líder en el sector de hospitalidad y juegos.

En agosto de 2006, Infor anunció que pondría Infor Human Capital Management (HCM) 3.0 a disposición del público en general. Se trata de una solución completa que pretende ayudar a las empresas a reducir los gastos relacionados con la fuerza de trabajo (que, como se mencionó, puede contribuir al 60 por ciento de los gastos totales de una empresa) y mejorar su productividad. En esta versión del producto, el Infor ha logrado combinar los aspectos estratégico y de las transacciones de recursos humanos, ya que los ha integrado a sus soluciones de extensiones y planificación de los recursos de la empresa más representativas, para que los clientes puedan orientar mejor sus inciativas de HCM hacia la estrategia general del negocio. La solución se integra con las partes centrales de Infor Financial Management (Infor FM), Infor Portal e Infor Workflow, y proporciona soluciones de extensión como Infor Corporate Performance Management (Infor CPM). Los productos Infor HCM e Infor FM no sólo están integrados, sino que comparten la misma base tecnológica.

Infor está convencido de que HCM ya no es una función de las aplicaciones de gestión, sino un componente esencial de una solución ERP completa y moderna; una solución que debe ser capaz de agregar valor a los procesos continuos del negocio y de convertirse en un medio que permita apegarse a los reglamentos, orientando a la empresa en una sola dirección. Así, Infor HCM permite que las empresas automaticen sus procesos clave, como RRHH, prestaciones y nómina, además de que ofrece capacidades como autoservicio, analítica y flujo de trabajo, que mejoran las relaciones entre los directores y los empleados. Dicho de otro modo, es posible lograr la eficacia y la eficiencia de las operaciones y los procesos de una empresa usuaria utilizando las capacidades centrales de RRHH y las capacidades estratégicas de HCM, ligadas a una integración con el flujo de trabajo y un portal de la fuerza de trabajo. Esto puede producir varias ventajas, como una reducción de los gastos de RRHH y del tiempo, gracias a la eficacia de los procesos del negocio y a una mejor comunicación y productividad de los empleados. El vendedor afirma que muchos de los clientes encuestados manifestaron su deseo de 1) mejorar el desempeño de la fuerza de trabajo mediante responsabilidad y visibilidad, 2) lograr más eficacia y eficiencia agregando valor a los procesos y aumentando las capacidades y 3) reducir el costo total de propiedad (TCO) mediante la flexibilidad y la compatibilidad de las aplicaciones.

HCM debe enfocarse en el valor y no en el costo, ya que la gente debe ser un factor que agrega valor, no gastos generales o pasivos. Asimismo, HCM debe medir la información que produce la empresa sobre una mejor gestión de la gente (como ganancias, ingresos y niveles de servicio), en lugar de enfocarse en medir la información entrante (como costos de contratación) o las prácticas de excelencia de RRHH del pasado.

Para adaptarse a este último requisito -reducir el TCO a través de la flexibilidad y la compatibilidad de las aplicaciones-, la serie se creó con base en normas abiertas, tales como Java 2 Enterprise Edition (J2EE) y lenguaje de marcas extensible (XML). Además, puede implementarse en varias plataformas, como los sistemas operativos para unidades centrales UNIX (Sun Solaris, HP/UX e IBM AIX), Microsoft Windows, IBM iSeries, Multiple Virtual Storage (MVS) y Virtual Storage Extended (VSE). Por otro lado, puede implementarse en bases de datos Microsoft SQL Server, Ingres, Oracle, IBM DB2, Informix y CA-Datacom. Aunque inicialmente sólo estaba disponible en inglés, la serie se ha internacionalizado y ahora soporta varias lenguas y monedas. En 2007 se incluirán español, francés, italiano, alemán, noruego, finlandés, danés, portugués de Brasil, chino simplificado y japonés. Asimismo, el producto está programado de manera que adopta constantemente Infor Open SOA (arquitectura orientada a los servicios) que se acaba de publicar.

El producto ya cuenta con los módulos de autoservicio en J2EE y gestión del talento (gestión del aprendizaje y del desempeño), y con una interfaz de usuario (IU) basada en J2EE/XML y capas de integración (la capa de integración también soporta Microsoft .NET). En el futuro se verá la adopción constante de J2EE y un desarrollo de SOA más modular. Estas características se ofrecen pensando en dar a los clientes ventajas posibles tales como la capacidad para capitalizar y aprovechar las infraestructuras de TI existentes y el potencial para satisfacer mejor los requisitos globales. Así, hay que ver Infor HCM como un producto para ventas cruzadas que es de gran importancia en este ambiente donde constantemente se están fusionando los proveedores de ERP extendida (Infor, SSA Global y Geac). Las capacidades de HCM nativas de Infor no han existido hasta ahora, a pesar de que cuenta con una inmensa cartera de productos.

¿Cuáles son las implicaciones?

Si se analizan más a fondo algunos módulos, se podrá ver que Infor HR cubre la gestión tradicional de la fuerza de trabajo en varias empresas, la gestión de puestos en varios trabajos, el desarrollo de la fuerza de trabajo, la administración de capacitación, las actividades básicas de contratación y la planificación y el presupuesto salariales. Sin embargo, el nuevo módulo Infor e-Recruitment parece especialmente completo en cuanto a seguimiento global de los solicitantes y contrataciones por Internet, además de que se encarga de dar soporte a las contrataciones tanto por hora como por salario en una sola plataforma. Realiza la gestión de casi todos los procesos del negocio en el proceso de contratación de personal por red, incluso la gestión de las requisiciones (creación, firma y aprobación), las herramientas de obtención de candidatos (incluyendo tableros para los trabajos de la empresa y registro cruzado de los trabajos, así como análisis sintáctico y búsqueda de los currículum vítae), la revisión personalizada de los solicitantes y la valoración, las entrevistas, la comunicación con los candidatos, la selección y la generación de ofertas de trabajo, la contratación y la gestión del talento interno. También tiene gestión de las solicitudes de empleo en formato PDF. Las herramientas subyacentes de gestión del flujo de trabajo soportan los procesos personalizados del negocio, mientras que las herramientas analíticas proporcionan actividades personalizadas y creación de reportes métricos.

Infor Benefits Administration proporciona una cantidad prácticamente ilimitada de gestión de los programas de prestaciones en cuanto a planes de prestaciones, proveedores y tarifas. El módulo identifica las fechas adecuadas para calcular las coberturas y las deducciones, permite mantener la información de los dependientes y los beneficiarios y soporta planes de prestaciones flexibles, por ejemplo, establecer y  mantener créditos flexibles. Asimismo, se apega a las leyes Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA) y Family and Medical Leave Act (FMLA) de los Estados Unidos. Infor Payroll también tiene muchas funciones para cierre del ejercicio fiscal, tales como soporte a nómina y contabilidad, y se adhiere a las leyes Equal Employment Opportunity (EEO o igualdad de oportunidades de empleo), y los formularios W2, 1099 y 1099R de los Estados Unidos. También se apega a los formularios canadienses T4, T4A y otros formularios del mismo tipo. Contiene una enorme cantidad de combinaciones de percepciones y deducciones, y soporta casi cualquier tipo de periodo de nómina (ciclos de pago semanales, quincenales, mensuales y especiales [ejecutivos]). Tiene también características notables, por ejemplo, permite anular las percepciones, las deducciones y los impuestos, tratar la nómina de forma retroactiva, y funciones tales como la llamada "compute-a-check" (nómina sobre pedido y provisión de cheques), compensación de los trabajadores, gestión de las ausencias y seguimiento y deducción de los embargos judiciales.

Infor Self-service tiene cuatro módulos:

• Employee Self-service, con la que los empleados pueden actualizar su información personal y de contacto, tener acceso a funciones de gestión del aprendizaje, actualizar sus habilidades y sus competencias y administrar su desempeño.
• Payroll Self-service, donde los usuarios pueden visualizar los cheques de pago, enviar elecciones de impuestos, cambiar las localidades de pago, visualizar los formularios y visualizar o cambiar la información de los depósitos directos.
• Benefits Self-service, que permite visualizar los resúmenes de las prestaciones, visualizar o editar las listas de dependientes y beneficiarios, inscribir prestaciones y visualizar o hacer entradas en las cuentas flexibles de gastos.
• Manager Self-service, que sirve para visualizar y modificar la información de los empleados, así como administrar su desempeño y planear los salarios.

El módulo Infor Learning Management soporta muchos métodos de capacitación, por ejemplo, con un instructor, en línea o por red, capacitación por computadora (CBT), por eventos, sincrónica y de métodos mixtos. Se integra con las principales plataformas de colaboración, como Centra, Placeware y WebEx, y tiene un sólido depósito de contenido que proviene de fuentes tanto internas o externas y que se puede administrar en línea. Este depósito contiene una herramienta que permite crear, desarrollar y cargar contenido en cualquier momento y cualquier lugar. El módulo soporta el autoregistro y el registro de grupos con tarjetas de crédito, centros de costos, suscripción u órdenes de compra, y la colaboración se puede realizar mediante foros de discusión, correos electrónicos o charlas (chat rooms). Permite entregar y hacer un seguimiento del contenido privado o basado en normas, como las normas del Aviation Industry CBT Committee (AICC) y Sharable Content Object Reference Model (SCORM). El módulo también se integra con los módulos de su contraparte SSA (Performance Management, Development Planning y Competency Management).

Finalmente, Infor Employee Performance Management permite que la empresa defina objetivos y metas y haga un seguimiento completo mediante funciones como "retroalimentación en 360 grados" (es decir, retroalimentación de todas las fuentes relacionadas con el empleado), que incluye las revisiones que hacen los compañeros de trabajo. También permite calcular automáticamente las calificaciones de la revisión del desempeño de las evaluaciones de los empleados. Tiene soporte de las evaluaciones de desempeño formales e informales que se basan en las metas definidas y las competencias. Nuevamente, en este contexto existe un flujo de trabajo automatizado subyacente (que facilita las tareas administrativas y se asegura de que las revisiones del desempeño se terminen a tiempo). Otras capacidades importantes son los análisis detallados de las habilidades y las diferencias que identifican con mayor claridad las áreas en donde pueden hacerse mejoras y desarrollos; la comunicación de los objetivos para ayudar a que las medidas de desempeño de los empleados se alineen con las de la empresa y la valoración de las competencias y las habilidades de cada empleado de acuerdo al papel que desempeña en la empresa, para tener más detalles de su desempeño. Todas estas capacidades pretenden identificar los empleados que tienen el mejor desempeño y que pueden ser un parámetro importante al momento de planear las sucesiones en la empresa.

¿Cómo funciona todo esto?

Infor realizó una pequeña demostración del sistema Infor HCM en su conferencia de usuarios 2005 Global Client Forum (GCF), en la que el antiguo SSA Global ilustró cómo se puede simplificar el proceso de contratación de empleados y de su introducción a la empresa, cuando se establece de antemano toda la información en sistemas internos, a fin de garantizar que las contrataciones serán productivas desde el primer día. Este suele ser un proceso tardado, que implica mucho papeleo y que genera poco compromiso por parte de los empleados en sus primeros días de trabajo. En la demostración se presentó un candidato para el departamento de tecnología de la información (TI) que acaba de aceptar una oferta de empleo y que debe registrarse en los sistemas de la empresa. El administrador de RRHH usa la guía de contratación en línea que se encuentra en el módulo Infor e-Recruitment que se mencionó, y crea automáticamente un registro de empleado en Infor HCM 2.0. Para garantizar que la introducción de empleados nuevos a la empresa se hará con rapidez y eficacia, Infor Workflow envía automáticamente un aviso a varios departamentos para que continúen con el proceso de introducción de la información del empleado nuevo. Así, se envía una notificación por correo electrónico al gerente de prestaciones, que tiene una bandeja de entrada dedicada únicamente a las tareas del flujo de trabajo, en la que tiene la información sobre las medidas que hay que tomar para completar el proceso de contratación. Al hacer clic en estos enlaces, el administrador puede completar el proceso de inscripción de prestaciones para el empleado nuevo.

Al terminar el proceso de introducción, el empleado obtiene acceso inmediato a Infor Self-service, donde puede usar la solución Infor Payroll para introducir sus opciones para impuestos anuales y verificar y actualizar su información personal y de trabajo, como nombre y domicilio, contactos de emergencia y ubicación de trabajo. También puede usar Infor Learning Management para inscribirse en planes de aprendizaje y desarrollo durante su primer día de cursos de orientación, ya que tiene acceso al curso en línea. Cuando finaliza el curso, puede poner la trascripción y la evaluación de su aprendizaje a disposición de la dirección. El departamento de RRHH puede consultar en línea toda la información del empleado, incluidos los análisis que haga con Infor Enterprise Reporting and Analytics (con Cognos como plataforma subyacente). Finalmente, una vez que el empleado nuevo ha sido introducido a la empresa, los ejecutivos de RRHH pueden crear planes y presupuestos para las necesidades futuras de contratación de personal usando Infor Enterprise Planning and Budgeting.

Para completar

La adquisición que realizó Infor Global a finales de 2005 de Boniva Software, un proveedor de aplicaciones de aprendizaje electrónico, gestión de las habilidades y gestión del desempeño, mejoró sus capacidades de HCM. Al agregar funciones complementarias de HCM, Infor aumentó su capacidad para tratar la necesidad creciente que tienen sus clientes de contar con soluciones que soporten la contratación de empleados, la gestión del aprendizaje, la valoración de competencias y habilidades y la planificación del desempeño de los empleados. Las aplicaciones de Boniva estaban basadas en una SOA similar, y se crearon usando la misma tecnología J2EE que se usó en Infor Open SOA. La combinación de arquitecturas ha dado lugar a la flexibilidad necesaria para integrarse con las aplicaciones empresariales existentes y adaptar las soluciones rápidamente a las industrias específicas.

Las aplicaciones de software tienen que ser cada vez más sofisticadas para que las empresas lleven a cabo estas tareas, y a medida que dichas soluciones sigan evolucionando y comunicándose entre sí, las empresas usuarias gozarán de un mayor acceso a la información y los métodos que les permitan gerenciar a sus empleados durante todo su ciclo de vida.
En cuanto a cumplir con el requisito principal de sus clientes -responsabilidad y visibilidad del desempeño de la fuerza de trabajo-, Infor ofrece una combinación de capacidades, como planificación y presupuestos de la fuerza de trabajo, analítica y reportes de HCM y gestión del talento. Lógicamente, la alineación con la estrategia corporativa mediante la combinación de requisitos de la fuerza de trabajo y planes del negocio debe generar ventajas para los clientes, quienes entonces podrán gozar también del potencial para tomar decisiones más informadas gracias a la visibilidad del desempeño y la capacidad para adquirir y desarrollar el mejor talento. Para ello, a mediados de 2006, Infor (antes SSA Global) anunció la disponibilidad general de Infor Talent Management 4.5, una solución completa de gestión de la fuerza de trabajo para empresas medianas y grandes.

Infor Talent Management está habilitado por muchos componentes e integraciones cruzadas de HCM, tales como planeación de la fuerza de trabajo, contratación por red, gestión del desempeño y las competencias de los empleados, desarrollo de la fuerza de trabajo, planeación de las sucesiones, gestión del aprendizaje y gestión de las compensaciones. La solución se diseñó de forma que se integra fácilmente con los sistemas ERP de base, y se puede implementar como solución alojada de Infor Global o instalarse como solución por licencia. Su formato modular permite integrar únicamente las funciones requeridas de gestión del talento en las plataformas o los servicios que tiene el cliente. Asimismo, está habilitada en doble byte, lo que la convierte en una solución de gestión del talento adecuada para las empresas multinacionales que deben gerenciar fuerza de trabajo en varios países. Infor Talent Management 4.5 está disponible actualmente en inglés, pero hay planes para traducirla a más lenguas y localizarla en 2007.

Recomendaciones a los usuarios

No hay forma de tomar una decisión automática al momento de seleccionar de módulos adicionales para los proveedores de ERP, HRMS o HCM. Lo más recomendable es desarrollar una lista decente de requisitos de HCM que deberá demostrar cada uno de los proveedores que compita por el negocio. Desde luego, siempre es interesante conocer las nuevas características y los atractivos precios, aunque sea para poder negociar con otros proveedores. Le sugiero evaluar todas las características, el precio, los sitios de referencia dentro de la industria de los usuarios y la viabilidad corporativa de otros proveedores, antes de seleccionar una solución. Algunos proveedores de ERP, como Infor, ofrecen una funcionalidad HCM mucho más profunda que lo que se había visto antes, y los clientes actuales y posibles deben considerar esto detenidamente, sin olvidar que algunos de los proveedores de HCM best-of-breed pueden tener una vasta experiencia en sus nichos tanto verticales como horizontales.

Intercambio editorial con Technology Evaluation Centers.

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