Caso QUILMES: El desafiante proyecto de e-Learning de Cervecería y Maltería Quilmes

CASOS DE ESTUDIO

Enrique Nastri. Responsable del proyecto	María de la Paz Grellet. Responsable del proyecto

Los objetivos eran muy puntuales, el equipo de trabajo estaba disperso, y los tiempos de desarrollo e implementación eran muy tiranos; esos fueron algunos de los factores intervinientes en el proyecto Capacitación en Presupuesto Base Cero que les presentamos a continuación.

Denominación del proyecto: Capacitación en Presupuesto Base Cero 

A mediados de 2006, Cervecería y Maltería Quilmes se embarcó en la implementación de un nuevo sistema de presupuestación que tendría impacto en toda la compañía a nivel regional.

La relevancia del proyecto y la exigencia de los tiempos, sumados a las complejidades de un proyecto que involucraba a muchas personas de diferentes países, hicieron de esta iniciativa algo poco común, altamente desafiante y finalmente muy gratificante para todos los que estuvieron involucrados. 

Informe completo en PDF

1.     Características de la Organización:

• a.Cantidad de empleados: 6900.
• b.Cantidad de alumnos: 640.
• c. Tipo de productos / servicios que comercializa: Bebidas.
• d. ¿Está distribuido geográficamente?: Sí; para este proyecto había que capacitar a empleados de Argentina, Chile, Paraguay, Bolivia y Uruguay (distribuidos en más de 50 locaciones).

2.     Necesidad:

• Fecha de inicio de la necesidad: Mayo de 2006.

3.     Solución:

• Plataforma utilizada: Lotus Learning Space.

• Funcionalidades básicas implementadas: Inscripción a cursos, acceso a contenidos, reportes de seguimiento.

• Implementador: Aproagro.

• Duración de la puesta en marcha: 4 semanas.

• Proveedor de contenidos: Syllabus.

• Desarrollos de contenidos a medida: Syllabus. Se desarrollaron 16 cursos, 15 cursos de paquetes de presupuestación más una simulación de sistemas. Esto se desarrolló en un lapso de 4 semanas, en las cuales se trabajó en paralelo al desarrollo de los sistemas y los paquetes de presupuestación. El objetivo final era capacitar efectivamente al personal involucrado antes de la fecha pautada para la carga del presupuesto 2007.

• Acciones de gestión del cambio:

• Fuerte campaña comunicacional a través de los distintos canales formales (Intranet Corporativa, eMail, House Organ, etc.) involucrando a Altos Directivos para garantizar el compromiso de toda la organización. Reuniones sistemáticas con personal clave de todas las áreas involucradas en el proyecto.

• Capacitaciones presenciales a Usuarios Referentes de cada operación.

• Mesa de Ayuda especializada, con dedicación full time, para canalizar dudas de los usuarios finales.

• Seguimiento diario de los avances de capacitación y soporte personalizado a los usuarios.

• Sección en Intranet con contenidos asociados al proyecto (glosario, manuales, referentes, etc.), disponible para los usuarios en cualquier momento.

4.     Mantenimiento:

• Dotación dedicada al mantenimiento de la solución de e-learning (de la compañía y externos): 7.

• Cantidad de cursos que se incorporan por mes: Este proyecto se realizó para una implementación puntual. Pasado el tiempo en que se capacitó, el curso permaneció en la plataforma, pero no se desarrollaron acciones de mejora.

5.     Métricas:

• Cantidad de personas que se entrenan/forman con la solución: 640 inscriptos en un promedio de 11 cursos cada uno.

• Duración promedio de la currícula en horas por empleado: 3.5 horas.

6.     Resultados:

• Lo más gratificante de la experiencia fue: La interacción entre el proveedor y el cliente. Se trabajó como un verdadero equipo. Y por supuesto, haber alcanzado exitosamente el objetivo inicial.

• Lo más difícil de superar fue: el desarrollo en paralelo del contenido (paquetes de presupuestación y sistema) y de la capacitación. Eso nos implicaba marchas y contramarchas en la construcción de los cursos, en unos plazos que no teníamos.

• Si volviéramos a empezar haríamos exactamente igual: Definir la solución tal cual la definimos.

• Si volviéramos a empezar cambiaríamos: En un mundo ideal cambiaríamos los plazos, en el caso contrario, buscaríamos mayor validación del contenido antes de comenzar con el desarrollo del curso.

El Implementador: Syllabus

Syllabus nace a principios de 2004 con la misión de desarrollar material educativo de excelencia y calidad.  La empresa tiene experiencia en el trabajo con SMEs, el procesamiento didáctico y desarrollo de material educativo en temas tales como: Sistemas (Simulaciones de sistemas, WBT, Manuales); Procesos (Simulaciones de procesos, WBT/CBT); Actitudinales (Simulaciones de performance, Esquemas mixtos, Manuales, WBT/CBT); Productos (Manuales de productos online, WBT).

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