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Capacitar.com: el proyecto de e-learning de Megatone

FototeamMeg Sergio Pilar (Jefe de Capacitación), Horacio Fernández (Capacitación), María José Salas (Gerente de Recursos Humanos), Pablo Gracia (Gerente de Sistemas); Responsables del Proyecto.

Frente a la incipiente necesidad de llevar la capacitación a la creciente cantidad de sucursales de Megatone en todo el país, la respuesta de ESETEC probó eficacia y rapidez a la hora de desarrollar e implementar cursos a medida que causaron un positivo impacto en la gente.

Denominación del proyecto: Capacitar.com

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Informe completo en PDF

1. Características de la Empresa:

Para la puesta en marcha de este proyecto se tomaron 48 sucursales de la zona norte del país (Jujuy, Salta, Tucumán, Santiago del Estero, Chaco, Formosa, Corrientes y Misiones), abarcando a 1400 personas para capacitar. El tipo de productos y servicios que comercializa esta empresa son electrodomésticos y artículos para el hogar.

Además cuenta en esta zona con una administración central, 3 depósitos regionales, un centro de distribución en la ciudad de Pilar, Provincia de Buenos Aires, como así también una Gerencia de Sistemas en la ciudad de Santa Fe.

2. Necesidad:

Fecha de inicio de la necesidad / Necesidad identificada: En el año 2000 la capacitación a distancia empezó a ser una necesidad, porque la gran dispersión geográfica hacía muy difícil la capacitación presencial. Trabajamos durante esos años realizando pruebas, hasta que a principios de 2005 esta necesidad se convirtió en una exigencia, dado el crecimiento en número de sucursales, de cantidad de personal de la organización, y también por el cambio constante en la tecnología de los productos. En este contexto pudimos implementar de forma satisfactoria nuestro e-learning en esta zona, con el objetivo de capacitar permanentemente a todo el personal de forma profesional, para ofrecer la mejor atención a nuestros clientes.

Audiencia target: Todo el personal de la zona descripta anteriormente.

Cantidad de personas a las que apuntaba inicialmente: Todo el personal destinatario de esta herramienta. Actualmente, nuestro desafío más grande es capacitar a los que no tienen acceso a una PC con frecuencia, como el caso de los vendedores y personal de depósitos.

3. Solución:

Plataforma utilizada: El sistema de gestión del aprendizaje es una adaptación de la plataforma LMS Moodle basada en tecnología Open Source.

Funcionalidades básicas implementadas: Se implementó el "Sistema de Gestión del Aprendizaje" (LMS) de forma que permita la distribución y gestión de actividades formativas (cursos, tutoriales, etc.) y de comunicación (foros, chats, noticias) a través de la intranet (red interna) de la compañía mediante cualquier programa de navegación (browser) web. Para ello se realizó una adaptación del sistema, a fin de soportar la distribución dirigida de contenidos hacia cada uno de los sectores de la organización, junto a la matriculación de cursos automática de sus respectivos empleados en función del perfil de cada puesto de trabajo.

Cada curso dentro del sistema cuenta con un ´quiz´ autoevaluativo en línea para cada módulo temático, así como cuestionarios de evaluación final y otras actividades, algunas de ellas restringidas por tiempo. Este método de evaluación certifica la participación de los usuarios dentro del programa. Al finalizar un ejercicio, cada participante es informado si respondió correctamente cada pregunta, y si aprobó o no la evaluación.

Al mismo tiempo el sistema lleva un registro del rendimiento de cada uno de los usuarios estudiantes en cada módulo de un curso, permitiendo al personal de capacitación a cargo realizar un seguimiento de la evolución de cada participante. Las métricas de los recursos evaluables son registradas en el sistema de gestión de Recursos Humanos.

Implementador: ESETEC - Soluciones de E-learning. (Ver recuadro).

Duración de la puesta en marcha: Se realiza en diferentes fases. El relevamiento de las necesidades de la compañía y el diseño de la estrategia de e-learning se realizó en lo meses de junio y julio de 2005. La plataforma se puso en marcha a mediados de septiembre de 2005. La fase de prueba se realiza con un grupo de 60 personas de varias áreas. La fase de lanzamiento se realizó en el mes de octubre de 2005 con más de 200 empleados activos en diferentes cursos de capacitación.

Proveedor de contenidos: ESETEC - Soluciones de E-Learning.

Desarrollos de contenidos a medida: Se comenzó con la implementación de un tutorial on-line autoguiado para enseñar a los usuarios cómo ingresar y aprovechar las bondades del sistema de gestión del aprendizaje, utilizando recursos multimedia, animaciones y voz en off. Se implementaron tres cursos para la etapa de prueba y posterior lanzamiento del proyecto. El primer curso, de Excel 2000 Avanzado, está destinado a todo el personal del área comercial y de administración. Se utilizó una combinación de textos, imágenes, animaciones, demos y actividades interactivas como recursos multimedia. El segundo, es un curso de Mejora de Calidad de Atención al Cliente. A diferencia del anterior, el material básico fue provisto por el área de capacitación de la Compañía. Dicho material era utilizado para el dictado de cursos de manera presencial en cada sucursal. Para adaptarlo, se realizó una traducción completa del material original a un formato multimedia compatible con el sistema, y se anexaron actividades interactivas para reforzar la fijación de conocimientos del usuario-alumno. El tercero es un curso acerca de telefonía celular destinado a vendedores de salón. Este último curso forma parte de un programa de capacitación, que en el corto plazo se ampliará a otras líneas de productos (cámaras digitales, PC, etc.), para mantener actualizado al personal de ventas acerca de nuevas tecnología y nuevos artículos, modelos y características de cada uno.

Acciones de gestión del cambio: Presentación institucional ante el directorio. Presentación presencial en administración central y sucursales. Mailing y guía de inicio. Elección de grupos de prueba.

4. Mantenimiento:

Dotación dedicada al mantenimiento de la solución de e-learning (de la compañía y externos): 2 personas de capacitación, 2 de sistemas y personal de la empresa ESETEC que implementó la plataforma y proveyó los contenidos.

Cantidad de cursos que se incorporan por mes: Promedio de 3.

5. Métricas:

Cantidad de Cursos en producción: se planea contar con 38 cursos en el año sobre Management, Productos, Ofimática, Nuevos Sistemas, Ventas y Atención al cliente, etc.

Cantidad de personas que se entrenan con la solución: 1248.

6. Resultados:

Lo más gratificante de la experiencia fue: Ver el impacto positivo en la gente que produjo esta nueva herramienta de enseñanza que ofrece la organización.

Lo más difícil de superar fue: Compatibilizar el e-learning con sistemas de datos existentes de nuestros recursos humanos. En muchos casos tuvimos que realizar un trabajo administrativo muy intenso.

Lo más sorprendente de la implementación fue: Nos hemos sorprendido con la rapidez con la que se implementó el proyecto.

Si volviéramos a empezar haríamos exactamente igual: El trabajo en equipo de las áreas de Recursos Humanos y Sistemas, junto a la empresa que nos desarrolló la solución, hizo posible este éxito.

Si volviéramos a empezar cambiaríamos: Actualmente estamos realizando cambios y mejoras en el sistema, pero implementarlas lleva su tiempo. Por tal motivo una de las cosas que cambiaríamos sería haber contado con todas estas mejoras que en su momento no las habíamos previsto.

Sergio Pilar (Jefe de Capacitación), Horacio Fernández (Capacitación), María José Salas (Gerente de Recursos Humanos), Pablo Gracia (Gerente de Sistemas); Responsables del proyecto.

El Implementador: ESETEC

ESETEC - Soluciones de E-learning es una organización cuya misión es mejorar el aprendizaje continuo de las personas en los ámbitos corporativos, académicos y gubernamentales utilizando el e-learning como paradigma de la educación y formación.

La organización cuenta con un importante know-how y experiencia en el desarrollo e implementación de proyectos educativos en general, y en propuestas de e-learning en particular.