Consumidores inteligentes de e-Learning II Entrega

INFORME ESPECIAL

CONOCIMIENTOS Y HERRAMIENTAS DIRIGIDAS A LOS DIRECTIVOS DE LAS EMPRESAS

fotoJoseLuis Por José Luis Lens PhD.
Asesor Pedagógico de Distance Educational Network (DEN)

En esta entrega se desarrollan los distintos niveles de gestión necesarios para la implementación de e-Learning.

El acercamiento de las posibilidades corporativas de e-Learning, los conocimientos generales sobre la aplicación de esta modalidad, y los puntos clave para elaborar un buen diagnóstico previo a la implantación de estrategias de e-Learning, fueron los tópicos principales desarrollados en la primera entrega de este artículo de investigación.

En esta segunda y última parte, es preciso considerar la puesta en marcha de diferentes acciones, que implican distintos niveles de gestión. Las definimos así:

Gestión de Implicación y Motivación de la Gente.
Gestión de la Tecnología.
Gestión de Contenidos.
Gestión de Comunicación.
Gestión de Evaluación.

Sin la incentivación, motivación y participación de la gente, la implantación de este recurso en la organización corre serio riesgo de fracasar.

1. Gestión de Implicación y Motivación de la Gente

Aquí lo primero es formar a un responsable y/o equipo de gente dispuesta a promover la implantación de e-Learning en la compañía. Dicho responsable y/o equipo, deberá procurar que el personal conozca:

Las ventajas de la formación y la Gestión del Conocimiento en la modalidad e-Learning.
Sus posibilidades de crecimiento personal y profesional utilizando este recurso.
La enorme flexibilidad espacio-temporal de esta modalidad de enseñanza-aprendizaje.
Las posibilidades que ofrece para gestionar el conocimiento de una forma totalmente inédita en la organización, así como desarrollar seminarios y cursos de capacitación de una manera totalmente nueva y efectiva.
Las posibilidades de desarrollar planes de carrera.
En fin, todo aquello que permita estimular y motivar a la gente para que se abra al cambio.

E-Learning implica asumir la necesidad del cambio, por eso la implicación de la gente es primordial en este proceso. Asimismo, los Empresarios y Directivos deben saber que, sin la incentivación, motivación y participación de la gente, la implantación de este recurso en la organización corre serio riesgo de fracasar.

2. Gestión de la Tecnología

Aquí los Empresarios y Directivos también deben reflexionar sobre una serie de cuestiones importantes:

En e-Learning, como en muchas otras cuestiones en las que interviene, la tecnología no es un fin en sí mismo, sino un medio.
Lo que hace la diferencia, en cuanto a la calidad educativa de esta modalidad, siguen siendo la pedagogía, la didáctica y, fundamentalmente, la intervención de docentes y capacitadores de probada experiencia e idoneidad.
No obstante, sin tecnología no existiría e-Learning. La clave entonces, está en cómo utilizamos y modelamos en forma pedagógica y didáctica los recursos tecnológicos de e-Learning.

Lo que los Empresarios y Directivos deben saber respecto de cómo conseguir la tecnología que requiere la implantación de e-Learning en la organización

La evolución de la tecnología y la experiencia en e-Learning, han dejado claro que el diseño y elaboración de recursos tecnológicos de e-Learning (por ejemplo: LMS, chats de audio, salas de videoconferencia, foros, etc.), por parte de las propias empresas, implica costos no retornables; no es su tema, las distrae de sus objetivos específicos y, por lo tanto, nunca lograrán el nivel de tecnología que requiere e-Learning de excelencia.

Tampoco es redituable para las empresas comprar tecnología sofisticada y cara, que luego termina no usándose o infrautilizándose por no saber o no poder implantarla estratégicamente en la compañía. Por eso, lo más acertado y redituable para las empresas es contratar servicios tecnológicos, pedagógicos y de consultoría de alta calidad, probada experiencia, a un costo accesible y retornable y, principalmente, a medida de sus necesidades.

¿Dónde se puede instalar operativamente el servicio de e-Learning?

También conviene que los empresarios sepan que e-Learning, como instalación y operación de espacios de formación, puede implantarse e implementarse:

En la intranet de la compañía.
En el sitio web de la compañía.
Aunque no posea un sitio web la compañía.

Cualquier empresa, aún la más pequeña, puede tener un servicio de e-Learning de calidad; aunque no posea sitio web.

"La implantación de e-Learning debe, y es perfectamente competente para hacerlo, mejorar el rendimiento de las inversiones en capacitación y Gestión del Conocimiento en la empresa".

3. Gestión de los Contenidos

Los empresarios también deben saber que, en el diseño y elaboración pedagógica de los contenidos, se juega una parte importante de e-Learning. Por eso, los contenidos deben:

Referirse a temas clave para optimizar de manera continua el desempeño de los recursos humanos de la empresa.
Tener una buena estructura narrativa y argumental.
Ser conceptualmente ricos.
Vincular adecuadamente la teoría con la práctica.
Promover la interactividad de los participantes con los temas desarrollados, demás compañeros y profesores.
Ser gráficamente motivadores (gráficos, tablas, imágenes, ventanas pop up, referencias, links, multimedia, simulaciones).
Ser capaces de sostener un nivel adecuado de autoestudio por parte de los alumnos.
Ahora bien, respecto de cómo diseñar y elaborar los contenidos, las opciones pueden ser las siguientes:
Adquirir contenidos estandarizados en el mercado.
Desarrollar, por personal de la compañía, contenidos a medida.
Encargar contenidos a medida a proveedores externos.

Lo que hay que tener en cuenta para calcular el ROI en la elaboración de los contenidos

El diseño y elaboración de los contenidos es una tarea que requiere de una inversión de tiempo, recursos y dinero importante. Ya sea se adquieran en el mercado, se elaboren a medida por gente de la compañía o se encarguen a medida a proveedores externos, su costo es elevado. Y dicho costo es mayor en la medida en que su forma y estructura es más elaborada y sofisticada.

Por eso, aquí conviene que los Empresarios tengan en cuenta que lo que se invierte en calidad de estructuración y diseño de los contenidos, debe ser directamente proporcional a:

La cantidad de beneficiarios del programa.
La cantidad de repeticiones del programa.
La duración de la actualidad de los contenidos.

Esto quiere decir que, el retorno de la inversión en calidad de estructuración y diseño de los contenidos, se logra cuando el programa:

Se va a aplicar a una gran cantidad de usuarios.
Se va a repetir una cantidad considerable de veces.
No va a ser necesario reactualizar los contenidos por un tiempo considerable.

4. Gestión de la Comunicación

Este es otro de los factores clave de e-Learning. De acuerdo a la estrategia diseñada, mediante e-Learning los Empresarios y Directivos deben saber que disponen de una rica gama de posibilidades de comunicación interactiva, siempre con la máxima flexibilidad espacio-temporal, como vimos, la más notable ventaja de e-Learning. Tenemos así:

Recursos asincrónicos de comunicación (en tiempo diferido):

Contenidos online (las 24 horas del día, los 7 días de la semana).
Correo electrónico (tutorías reactivas y proactivas).
Foro (distintos tipos de foros y comunidades de intercambio y aprendizaje).
Cartelera (mensajes en el LMS).

Recursos sincrónicos de comunicación (en tiempo real):

Comunicación instantánea entre usuarios del LMS (intercambio entre usuarios activos conectados al LMS).
Chat de texto, de audio y video (todo tipo de intercambio en tiempo real, clases en el medio virtual).
Videoconferencia (conferencias, presentación de productos, servicios a clientes y proveedores, clases en el medio virtual).
Pizarra electrónica compartida (complemento de las presentaciones, conferencias y clases en el medio virtual).
Trabajo compartido (sistema para el trabajo de grupos colaborativos online sobre diferentes tipos de proyectos, programas y documentos).
Con estos recursos es posible realizar diferentes acciones de formación y promoción con distintos públicos, tales como clientes internos, clientes externos y proveedores.

5. Gestión de Evaluación

Finalmente, es preciso considerar el proceso de evaluación, porque también es, como veremos a continuación, un aspecto clave de la aplicación de e-Learning en la compañía.

Aquí es preciso, con la mayor precisión y cuidado:

a. Evaluar los resultados educativos y formativos del programa: se evalúan los resultados pedagógicos del programa impartido en los alumnos, comprobando el rendimiento de los mismos.
b. Evaluar en qué medida se han alcanzando los resultados buscados: lo importante es evaluar en qué medida la capacitación realizada dio cumplimiento a los resultados buscados, que van más allá de lo logros pedagógicos y didácticos. En este caso, es necesario comprobar en qué medida la capacitación se tradujo en optimización de los rendimientos de los empleados en sus puestos de trabajo.
c. Evaluar la satisfacción de los beneficiarios: se evalúa la satisfacción de los beneficiarios de la formación. En qué medida se sintieron motivados y estimulados para participar. También en qué medida sienten que después de la capacitación están más preparados, tienen más confianza en sí mismos, mejoraron sus competencias y habilidades y desean volver a repetir una experiencia similar.
d. Evaluar el retorno sobre la inversión realizada (ROI): lo que aquí importa es determinar en qué medida la inversión realizada en e-Learning, se tradujo en beneficios para la organización. Éstos pueden ser medidos en: rédito económico, mejoría de la imagen de la empresa, promoción de la cultura organizacional, mejoramiento del clima laboral, mayor satisfacción de los clientes internos y externos, mayor y mejor integración de los proveedores a la empresa, etc.

Este último punto es vital, ya que la implantación de e-Learning debe y es perfectamente competente para mejorar el rendimiento de las inversiones en capacitación y Gestión del Conocimiento en la empresa.

Conclusiones finales

Como hemos podido comprobar a lo largo del artículo, los recursos y posibilidades de e-Learning son múltiples, y tanto su uso como su máximo rendimiento dependen de la estrategia de implantación que se diseñe. Pero lo que los Directivos de empresas, Responsables de Recursos Humanos y Consultores deben saber es que:

Los costos de consultoría para la implantación de e-Learning son totalmente accesibles.
También los diferentes recursos tecnológicos están al alcance de todo tipo de empresas.
Que estos recursos no requieren ser comprados, sino que pueden incorporarse bajo la forma de alquiler de servicios, de acuerdo a las necesidades de cada empresa.
Que no es imprescindible tener una intranet o un sitio web, para comenzar a utilizar este fantástico recurso en las empresas.

Bibliografía:

HALL, Brandon y LECAVALIER, Jacques, "E-Learning Across the Enterprise: The Benchmarking Study of Best Practices", www.Brandon-Hall.com, EE.UU., 2001.

NANTEL, R., "Live E-Learning 2004: Virtual Classrooms, Synchronous Tools, and Web Conferencing Systems", www.Brandon-Hall.com, EE.UU., 2004.

PELEGRÍN FERNÁNDEZ LÓPEZ, Carlos, "E-Learning: Las mejores prácticas en España", Pearson-Prentice Hall, Madrid, 2003.

WERNER, T, "Best Practices for E-Learning: Top Entries in the Best Practices Category, Excellence in E-Learning Awards", www.Brandon-hall.com, EE.UU., 2003.

Recomendaciones útiles para contratar consultoría y servicios de e-Learning

Aquí le brindamos diez recomendaciones útiles a la hora de pensar en, y contratar servicios de e-Learning:

Usted tiene que saber que la contratación del servicio, (LMS o recurso tecnológico parcial de e-Learning), siempre debe realizarse en el marco de la estrategia de aplicación elaborada a medida de la organización. Sin una estrategia clara de para qué y cómo se va usar e-Learning, no es conveniente que realice ningún tipo de contratación de servicios o alquiler.
Por eso, es indispensable una consultoría de e-Learning, la que puede realizarse:
- Por personal propio de la compañía, debiendo estar convenientemente capacitado para hacerlo.
- Por personal externo a la compañía, es decir, una consultoría contratada.
Tenga siempre presente que la tecnología por sí sola no es e-Learning, sino que e-Learning de excelencia se consigue modelando a la tecnología con criterios pedagógicos y didácticos de calidad.
No se deje impresionar por las ofertas espectaculares y sofisticadas que, por lo general, implican grandes inversiones. Lo que requiere básicamente e-Learning es una tecnología pensada desde criterios pedagógicos de excelencia, segura y con una atención en línea eficiente y de calidad. Y esta tecnología no requiere, en absoluto, de grandes inversiones.
Tenga en cuenta que no es necesario implantar e-Learning de una forma absoluta en la compañía. Se puede empezar por programas pilotos, e incluso, combinar la capacitación presencial tradicional con e-Learning (Blended Learning). Asimismo, se puede implantar e implementar e-Learning en compañías que carecen de sitio web.
No haga inversiones importantes en e-Learning sin monitorear convenientemente los programas piloto, o los primeros programas o cursos que desarrolle. Sólo después de una concienzuda evaluación, es posible tener una idea correcta del rendimiento de este recurso en su compañía. Luego, puede comenzar a elaborar un plan de paulatina incorporación del recurso en su organización.
Prepare a un responsable y/o equipo capaz de llevar adelante el diseño y elaboración de la estrategia de implantación de e-Learning en la compañía. Le dará importantes beneficios en el corto y el largo plazo.
No deje nunca de valorar y reflexionar sobre una de las ventajas más espectaculares de e-Learning: su disponibilidad las 24 horas del día los 7 días de la semana, desde cualquier PC conectada a internet o a una intranet.
Tenga mucho cuidado con las ofertas de mercado de contenidos estandarizados, ya que no pocas veces son de una calidad dudosa. Un criterio para seleccionar contenidos de calidad, está en no dejarse impactar o seducir sólo por los aspectos visuales, sino considerar también y básicamente, la solidez conceptual y argumental de los mismos. Respecto de los contenidos a medida, también aplique este criterio.
Debe saber que e-Learning es un recurso nuevo, y que todo lo nuevo genera resistencias. También es bueno que sepa que este recurso se está imponiendo, sin prisa pero sin pausa, en las mayoría de las empresas y que, tarde o temprano, Usted va a necesitar de alguna manera, incorporarlo a su compañía.